Board Missie Statement

Schrijf de Missie voor úw Raad

Waarom een Board Missie?
In tijden van crisis of als moeilijke besluiten moeten worden genomen met veel impact op medewerkers, klanten en andere stakeholders, loopt u als individuele toezichthouder vaak tegen het probleem aan dat uw Raad als collectief niet beschikt over een helder (moreel) kompas. Een grondige, gebalanceerde afweging tussen ethische dilemma’s ontbreekt soms.
Onder grote druk moet dan een richting worden bepaald met belangrijke consequenties voor betrokkenen. Tegelijkertijd kan de vraag waar de Raad als college zélf (dus niet de organisatie) voor staat niet altijd duidelijk worden beantwoord. Terwijl het juist dát is wat iedereen bij een crisis wil weten! Het zou helpen als uw Raad op zo’n moment haar visie en waarden goed onder woorden kan brengen en daarover in heldere bewoordingen verantwoording kan afleggen aan pers, publiek en stakeholders.
De wel gemaakte ethische afwegingen binnen de Raad blijken vaak onvoldoende om de missie en het beleid van de organisatie pro-actief te ondersteunen. Immers, ethische regels hebben de neiging om uit te monden in “do’s & dont’s” en geen concreet houvast te geven voor beïnvloeding van missie en strategie.

Gezamenlijk kompas
Zo’n kompas kunt u ontwikkelen door samen met uw collega Raad-leden een Board Missie Statement te maken. Een Board Statuut waarin is vastgelegd waar u als Raad zelf voor staat, dat uw leidraad vormt bij het nemen van besluiten in uw 3 rollen (werkgever, toezichthouder en adviseur) en een kader biedt waarbinnen uw Raad tot verantwoording kan worden geroepen. Ofwel, de ‘grondwet’ voor het eigen handelen van uw Raad: datgene wat u op lange termijn wilt bereiken binnen déze organisatie.

Groot verschil met missie van de organisatie
De Board Missie moet niet verward worden met de missie van de organisatie waarop u als Raad toezicht houdt. De missie statement van uw organisatie wordt door het bestuur opgesteld en gaat over haar missie, doelen en values. De Board Missie stelt uw Raad zelf op en gaat over de eigen missie en values van uw Raad.
Uiteindelijk draait het om de vraag: “Wat zijn de bestaansredenen voor deze Raad? De missie van uw organisatie heeft betrekking op de doelen van uw organisatie, de Board Missie is een van de middelen van die organisatie. Het gaat om het hoe, niet om het waarom. Waar gaat u als Raad wel in mee en waarin niet. Of, positief geformuleerd, op welke wijze kan uw Raad de missie van de organisatie actief ondersteunen.
Essentieel is dat u als Raad-leden inzicht ontwikkelt in uw eigen unieke karakteristieken en de visie op de impact die u wilt hebben op uw organisatie en haar stakeholders. Waarna de dialoog met hen natuurlijk kan volgen!

Voorbeeld: hoe ethiek, emoties en zingeving (drijfveren) op elkaar inspelen

In een groepsdiscussie met RvC-leden op de Erasmus commissarissen-opleiding speelden professionele acteurs enkele life mini-cases over ethiek na. Ook na herhaalde aanwijzingen van de groep en aanpassingen van het script bleef de discussie hangen bij (onuitgesproken) emoties.
Het inzicht ontstond dat ethische discussies snel persoonlijk worden en inherent emoties met zich meebrengen. Door die te adresseren kon de Raad verder en consensus bereiken over haar ethische grenzen. Kennis van elkaars persoonlijke drijfveren was essentieel.

De Raad kan verder zonder een uitgebreid psychologisch traject te doorlopen.

Relatie met strategie en stakeholders-belangen
Veel Governance Codes voor de non-profit sector bevatten een expliciete paragraaf over het betrekken van stakeholders bij de missie- en strategievorming van de organisatie, en het achteraf verantwoording afleggen daarover aan hen. Het bestuur is hiervoor verantwoordelijk. Uw Raad dient erop toe te zien dat deze processen zorgvuldig verlopen. Deze benadering leidt impliciet tot het risico dat uw Raad zichzelf deduceert tot het min of meer passief monitoren van processen en niet meer zelfstandig toetst of de uitkomsten daarvan (de optelsom van de belangen van stakeholders) voldoende matcht met waar uw Raad zelf voor staat. Gebeurt dit, dan loopt u het risico dat u er de facto geen ruimte meer is voor het inbrengen van uw eigen visie of opvattingen als Raad. Immers, u ontbeert de benchmark (uw eigen Board Missie) waaraan u de uitkomsten van deze processen kunt toetsen. Een Board Missie dwingt om de onderliggende vraag te expliciteren of, en zo ja in hoeverre, uw Board een eigen visie en opvatting over specifieke onderwerpen mag, of zelfs moet hebben.

Eerst een Persoonlijk Governance Statuut opstellen?
Voorafgaand aan het opstellen van een Board Missie kunnen uw Raad-leden ervoor kiezen om eerst een Persoonlijk Governance Statuut op te stellen. Dit is niet vereist, maar kan helpen. Immers, fundamentele discussies over waar de Raad voor staat kunt u beter voeren als u al een goed inzicht hebt verkregen in uw eigen drijfveren en de vraag waarom ú nu eigenlijk déze toezichthoudende functie hebt gekozen.
Als uw Board Missie mede wordt gefundeerd op de Persoonlijke Governance Statuten van de afzonderlijke Raad-leden waarborgt u nog meer dat er een duurzaam team ontstaat met gedeelde waarden en doelen. Dit team is optimaal in staat om bij te dragen aan een succesvolle organisatie en de Raad-leden zullen een hoge voldoening behalen uit hun bijdrage en wat zij daarvoor ‘terug krijgen’.

Voorbeeld in not-for-profit sector
Wij passen het bovenstaande toe op de RvT van een charitatieve organisatie (Kiva, verstrekker van microkredieten). Een van de doelen die deze RvT in haar Board Missie heeft opgenomen zou kunnen luiden: zorgdragen dat Charity duurzaam over adequate financiële middelen beschikt om haar doelen te realiseren. De RvT zou zich dan kunnen afvragen welke acties zij dient te nemen/bevorderen om te garanderen dat structureel succesvolle campagnes worden georganiseerd om voldoende donaties veilig te stellen voor Kiva.

Voorbeeld: Kiva, verstrekker van microkredieten

Kiva’s missie is: “Empower arme mensen met een €25 lening”.
In haar Board Missie zou dan kunnen staan: “De RvT en haar individuele leden ondersteunen Kiva met het leveren van persoonlijke inspanningen die bevorderen dat Kiva altijd voldoende kapitaal ter beschikking heeft om micro-leningen aan haar klanten te financieren”

Wervingsinstrument voor nieuwe Raad-leden
Om succesvol te zijn in de hedendaagse “governance-markt” moet een organisatie in staat zijn om Raad-leden van hoge kwaliteit aan te trekken. Een effectieve Board Missie kan daarvoor een belangrijk instrument zijn. Zij is vernieuwend en biedt een goede basis voor het voeren van sollicitatie-gesprekken met meer diepgang. Kandidaten krijgen een beter inzicht in waar de Raad voor staat en of zij daar deel van willen uitmaken. De Raad krijgt een beter inzicht in de drijfveren van de kandidaten.

Zelf-evaluatie
Bij de jaarlijkse zelf-evaluatie van de Raad kan de Board Missie een dragend vertrekpunt vormen. Zijn er issues geweest waarin wij de Board Missie nodig hadden? Was deze toereikend en gaf deze de juiste richting? Hebben wij, als Raad en als individuele Raad-leden ook altijd gehandeld in de spirit van onze Board Missie? Zo’n invalshoek geeft de ruimte om het naleven van de Board Missie als doel te beschouwen (wel in de zin van ondersteunend zijn aan de missie van de organisatie waarop toezicht wordt gehouden) en de door de Raad gehanteerde procedures, protocollen, onderlinge omgangsvormen en gedrag als middelen die bedoeld zijn om dat doel te bereiken. Er ontstaat zo ruimte om enigszins afstand te nemen van een formalistische, legalistische benadering van toezichthouden en meer te focussen op waar het werkelijk om gaat.

Geïnteresseerd?
Wij vertellen u graag meer in een persoonlijk gesprek. Neem vrijblijvend contact op voor een oriënterend gesprek of vraag onze brochure aan.

Copyright Board Missie Statement & Board Statuut Statuut: Merlin’s View/Drs Bert Iedema RA.
Bij afwezigheid van Europese literatuur over de Board Missie hebben wij ons laten inspireren door Amerikaanse auteurs, Daarbij hebben wij het 1-tier denken en de sterke aandeelhoudersfocus vertaald naar Nederlandse verhoudingen.
Het Kiva voorbeeld is gebaseerd op werk van Applegate Consulting, USA.